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DOCUMENTATION: Version 1.00.0

 

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Chapitre 3: Démarrer votre nouveau projet

 Définir les ressources dans le projet maître

                        POD utilise un projet spécial appelé le Projet Maître qui contient toutes les ressources et informations
                        communes à tous les projets de votre entreprise. Le Projet Maître ne peut être modifié que par l'administrateur.
                        Tout utilisateur POD que vous avez déclaré sera visible.

                        ► Pour ouvrir le Projet Maître, cliquer sur l'icône “Ouvrir un Projet” ou sélectionner l'option Fichier → Ouvrir.


                        ► Dans la fenêtre "Ouvrir", sélectionner le Projet Maître.


                         ►Cliquer sur OK


                       

                        ► Dans la colonne des icônes à gauche, cliquer sur l'icône Ressources pour obtenir le tableau correspondant.


                       

                        ► Ce tableau est à utiliser pour saisir toutes les informations relatives aux différentes ressources.

·         Le champ Nom sert à l'identification de vos ressources.

·       

La colonne "Type de ressource" permet de choisir la catégorie de la ressource ajoutée. En cliquant dans le champ, on obtient une liste
déroulante proposant les différentes catégories disponibles.

·        La colonne "Initiales" reprend automatiquement les initiales de la ressource, en se basant sur le nom saisi. Ces initiales peuvent être utiles (raccourci).

·        Le champ "Unités Max." peut être utilisé pour indiqué le niveau de disponibilité d'une ressource. Par exemple : si une ressource possède
un planning qui la rend disponible 40 heures par semaine, une disponibilité de 100% garantira que cette ressource peut être employée
40 heures par semaine. Si vous avez uniquement 50% dans Unités Max., cette ressource ne sera disponible que 20 heures par semaine.
D'un autre côté, si une ressource est disponible à 300% cela signifie que vous disposez de l'équivalent de 3 unités de cette ressource,
soit 120 heures hebdomadaires dans l'exemple pris.

·        Le "Taux standard" est le coût généré par la ressource lorsqu'elle est utilisée sur une tâche dans son planning normal.

·        Le "Coût par utilisation" est le coût généré par la ressource à chaque utilisation. Ceci est très utile pour modéliser certaines ressources
telles que des machines.

·        Le champ "Augmenter de" se présente sous la forme d'un menu déroulant et permet de fixer le moment où le coût de la ressource
sera imputé sur une tâche. La valeur par défaut est "Proportionnellement", ce qui signifie que l'imputation se fait régulièrement
tout au long du déroulement de la tâche. Il est également possible de choisir "Début" ou "Fin" : l'imputation se fera alors
au début, resp. à la fin, de l'accomplissement de la tâche.

Enregistrer le Projet Maître.

                        ► Lorsque toutes les informations sur les ressources ont été renseignées, vous devez sauvegarder le Projet Maître.
                             Cliquer sur l'icône “Enregistrer un Projet” ou sélectionner l'option Fichier → Enregistrer


            ► Le Projet Maître est maintenant prêt à servir de base pour les projets de votre entreprise.



 Démarrer votre nouveau projet.

                        ►Cliquer sur l'icône “Nouveau Projet” ou sélectionner l'option Fichier → Nouveau Projet.


                          ► La fenêtre "Nouveau Projet" apparaît.


                       Saisir le Nom du Projet, Chef de Projet, Date de début, Planification et Notes le cas échéant
                       puis cliquer sur OK.


Il est possible d'ajouter le nom du chef de projet, des notes pour références et également de renseigner la date
de début du projet qui est par défaut la date du jour. La date peut être saisie directement au clavier ou être sélectionnée
dans le calendrier, accessible en cliquant sur la flèche verticale à droite du champ.
Il faut noter que la case "planifié en avant" est cochée par défaut. Ceci signifie que Projity va planifier toutes les tâches
dans le futur à partir de la date de début du projet. L'application va déterminer la date de fin de projet en fonction de tous
ces éléments.
Dans certains cas, il faut que le projet se termine à une date bien précise. Il faut alors décocher la case "Planifié en avant"
et saisir une date de fin de projet. Projity va alors planifier les tâches à rebours et indiquera à quelle date il faut débuter
le projet pour qu'il s'achève à la date indiquée.

Cliquer sur OK pour démarrer votre projet

 Gérer les vues

Les vues sont des structures qui déterminent l'ordre des colonnes dans les tableaux. Projity contient de nombreuses vues
prédéfinies. Ces vues correspondent aux standards du marché. Tout utilisateur familier avec une application de gestion de projet
devrait y retrouver ses marques. Il est possible de modifier l'agencement d'une vue en positionnant le pointeur de souris dans
le coin supérieur gauche du tableau et en cliquant sur le bouton droit de la souris.

  1. Positionner le pointeur de souris dans le coin supérieur gauche
  2. Clic droit

On obtient alors la liste de toutes les vues disponibles. La vue courante est indiquée par un index.


  

 Saisir des activités dans votre projet

Les ressources et la hiérarchie RBS ayant été créées, il est maintenant temps de saisir les activités (tâches).

Un moyen rapide de le faire est de cliquer sur l'icône "Gantt".

Vous obtenez alors l'écran présenté ci-dessous. La barre verticale qui sépare les deux parties du tableau peut être utilisée
pour élargir ou réduire chaque moitié de l'écran.

Le tableau de Gantt est divisé en deux sections. La partie gauche est un tableau qui est la vue par défaut pour la saisie des tâches dans Projity. Chaque vue peut être modifiée en fonction de vos besoins.

Conservons la vue par défaut pour saisir les tâches. Saisissez les noms et durées indiqués dans l'exemple ci-dessous. Il est souvent plus facile de saisir le nom et de valider (touche "Enter"). Ceci permet de saisir tous les noms des tâches sans avoir à se déplacer sans cesse d'une colonne à l'autre. Vous remarquerez que la durée par défaut est de 1 (un) jour suivi d'un point d'interrogation (?). Le point d'interrogation signifie qu'il s'agit d'une durée "estimée". Lorsque vous saisissez les durées indiquées ci-dessous le ? va disparaître : l'estimation a été remplacée par une durée confirmée. Il est toujours possible d'insérer un point d'interrogation si vous n'êtes pas certain de la validité d'une durée donnée.



Pour résumer :

Nous avons maintenant une série de tâches avec des noms et des durées fixées. Les dates de début et de fin de projet sont calculées automatiquement. Nous souhaitons maintenant établir les liens (contraintes d'enchaînement) entre ces tâches.

Puis

Puis

Puis

Puis

Votre tableau de Gantt devrait ressembler à ceci :

Les barres rouges représentent les tâches critiques. Les barres bleues représentent les tâches non-critiques. Le losange noir représente un point d'avancement ou jalon (activité ayant une durée nulle). Vous pouvez remarquer que les barres bleues ont une zone hachurée. C'est le comportement par défaut de Projity et indique une tâche flotante : cela correspond à une tâche qui peut être différée sans pour autant retarder la tâche qui en dépend. Si vos tâches s'étendent au delà de la fenêtre courante, il est possible de modifier l'échelle de temps située en haut de l'écran, ce qui est très utile, surtout lorsque votre projet devient conséquent. Vous pouvez modifier cette échelle en cliquant sur les icônes de zoom ou en sélectionnant l'option Vues → Zoom avant ou Vues → Zoom arrière. Cela permet de passer à des incréments "Jour", "Heures", "3 jours", "Semaine" et "Mois".

 Modifier les liens

Lorsque nous avons reliés les tâches entre elles, les liens étaient par défaut du type "Fin - Début" (une tâche ne débute que lorsque la précédente est finie). Projity gère quatre types de relations :

La relation utilisée par défaut dans Projity est de type Fin - Début (FD). Il est possible de modifier le type de relation en double-cliquant sur la relation elle-même dans le Gantt. Vous obtenez la fenêtre de dialogue suivante :

Projity permet également d'introduire des retards dans les relations. Si vous avez une relation de type FD et que vous introduisez un retard de deux jours, la tâche liée ne débutera que deux jours après la fin de la tâche précédente. Il est possible d'indiquer des retards positifs ou négatifs. Les unités possibles sont l'heure, le jour, la semaine ou le mois.

Note: Projity permet également de saisir les retards sous forme de pourcentage, fournissant ainsi un puissant outil de modélisation. Si vous introduisez un retard de 50% sur une relation de type FD, cela signifie que la tâche liée ne débutera qu'après un délai égal à la moitié de la durée d'éxecution de la tâche précédente.

 Créer des regroupements (Arborescence de projet)

Les tâches et les relations sont maintenant définies. Il est possible de déclarer une arborescence de tâches similaire à ce qui a été fait avec les listes de ressources. L'arborescence de tâches ou de projet est souvent appelée Décomposition Structurée des Activités (WBS, Work Breakdown Structure). Ceci permet d'avoir une vue plus globale des informations relatives aux tâches (durées, coûts, etc).

Votre tableau Gantt devrait ressembler à ceci :

Remarquez que la première tâche apparait maintenant sous la forme d'une barre de regroupement. Vous pouvez cliquer sur le "-" situé à gauche de l'intitulé de la tâche : vous avez regroupé toutes les tâches.

 Personnaliser l'aspect des tableaux Gantt

Il est possible de personnaliser l'aspect des tableaux Gantt et des barres de tâches

Ces options peuvent être changées en les sélectionnant, et cela modifiera alors les préférences.

Un bon exemple est le dernier élément ("Marge Totale"), qui permet de visualiser les barres bleues hachurées sur les tâches non-critiques. Si votre Gantt est trop chargé, vous pouvez désactiver cette option afin d'alléger votre tableau.
C'est ce qui a été fait dans l'exemple ci-dessous où des tâches non-critiques avec des zones de marge qui ne sont en fait pas visibles sur le graphique.

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