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DOCUMENTATION: Version 1.00.0

 

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Chapitre 4: Démarrer votre nouveau projet

Filtrer

Project-On-Demand offre la possiblité d'appliquer des filtres en fonction de certains critères. Ceci vous permet de gérer des projets de taille conséquente en ne visualisant que l'information pertinente à un instant donné. Si vous cliquez sur la liste déroulante associée au champ "filtre", vous pouvez opter pour ne visualiser que certaines tâches sur votre diagramme de Gantt. Pour retrouver toutes les tâches, ils suffit de choisir la valeur "Aucun filtre". Voici les différents choix possibles :

Posons un filtre sur un chemin critique :

  1. Cliquer sur la liste déroulante associée au champ "Filtre"
  2. Choisir le filtre "Tâches critiques"
  3. Le diagramme de Gantt devrait ressembler à ceci :

Note: Il n'y a que des barres rouges sur le diagramme de Gantt. Elles représentent les tâches critiques. Vous pouvez remarquer que la tâche Document qui était en bleu dans le diagramme de Gantt n'est plus affichée.

Supprimons le filtre afin d'avoir à nouveau toutes les tâches à l'écran.

  1. Cliquer sur la liste déroulante
  2. Choisir "Aucun filtre"

Votre diagramme de Gantt devrait maintenant contenir toutes les tâches, y compris la tâche Document qui n'est pas une tâche critique (bleue) et donc ressembler à ceci :

Trier

Project-On-Demand offre la possibilité d'effectuer des tris en fonction de certains critères. Ceci vous permet de gérer des projets de taille conséquente en visualisant l'information triée à souhait. Le critère de tri est disponible en cliquant sur la liste déroulante du champ "tri". Voici les différents choix possibles :

Exemple de tri : Tâches critiques

  1. Cliquer sur la liste déroulante
  2. Choisir "Critique"

Votre diagramme de Gantt devrait maintenant ressembler à ceci :


Note: La fonction de tri ne fait pas disparaître de tâches, elle ne fait que modifer leur ordre d'affichage. Vous pouvez remarquer que les tâches non-critiques (en bleu) ont été déplacées vers le bas du tableau. Le comportement est donc différent de la fonction "Filtrer" avec laquelle vous décider de ce que vous souhaitez voir ou ne pas voir à l'écran.

Supprimons le tri pour rétablir les tâches dans leur ordonnancement d'origine.

  1. Cliquer sur la liste déroulante
  2. Choisir "Aucun tri"

Votre diagramme de Gantt devrait maintenant contenir toutes les tâches, avec la tâche non-critique qui se retrouve à sa position d'origine. Pour supprimer un critère de tri, il est également possible d'utiliser la fonction "Défaire".

Grouper

Project-On-Demand offre la possiblité de regrouper vos tâches en fonction de certains critères. Ceci vous permet de gérer des projets de taille conséquente en regroupant certaines informations. Le terme de "Banding" est également souvent utilisé. Si vous cliquez sur la liste déroulante vous pouvez regrouper les tâches de votre diagramme de Gantt. Vous verrez alors les tâches sous forme de "bandes", en fonction de ce que vous avez choisi. Pour retrouver l'affichage par défaut, il suffit de sélectionner "Aucun groupe" dans la liste déroulante.

Il est possible de grouper les tâches selon les critères suivants :

Exemple de groupe : Tâches critiques

  1. Cliquer sur la liste déroulante
  2. Choisir "Critique"

Votre diagramme de Gantt devrait maintenant ressembler à ceci :

Note: Après une opération de regroupage, Project-ON-Demand crée une tâche fictive ("bande de regroupement") qui contient toutes les tâches sélectionnées.

Supprimons le groupe afin de retrouver les tâches dans leur état d'origine :

  1. Cliquer sur la liste déroulante
  2. Choisir "Aucun Groupe"

Votre diagramme de Gantt devrait maintenant contenir à nouveau toutes les tâches, sans aucune bande de regroupement.

Affecter des ressources aux tâches

Nous avons maintenant l'ensemble des ressources, les tâches, leur durée, les relations d'ordonnancement et nous savons modifier la visualisation du diagramme de Gantt. Il est grand temps d'affecter des ressources aux tâches :

L'accès à la boîte de dialogue Affecter des ressources peut se faire comme suit :

  1. Cliquer sur le menu "Outils"
  2. Cliquer sur l'option "Affecter des ressources"
  3. Vous obtenez alors le dialogue suivant :

La boîte de dialogue Affecter des ressources est un peu différente des autres car elle reste toujours visible à l'écran même lorsque vous cliquez dans d'autres fenêtres. Ceci vous permet de sélectionner une tâche dans le diagramme de Gantt pour ensuite lui affecter une ressource, puis répéter cette opération pour une ou plusieurs autres tâches. L'affectation se passe comme suit :

  1. Cliquer sur la tâche numéro 2 (Design) dans le diagramme de Gantt (à faire avec la boîte de dialogue "Affecter une ressource" ouverte)
  2. La liste de des ressources apparait dans la boîte de dialogue
  3. Cliquer sur la ressource "Connor"
  4. Cliquer sur "Affecter" (La ressource "Connor" devient verte, ce qui indique que cette ressource a été affectée).
  5. Cliquer sur la ressource "Kiley".
  6. Cliquer sur "Affecter"

Nous venons d'affecter Connor et Kiley à la tâche "Design". Cette tâche avait une durée de 10 jours avec une charge de 8 heures par jour, soit 80 heures de travail au total. Maintenant que Connor et Kiley sont affectés à cette tâche, sa durée a été recalculée à 5 jours. Cela représente toujours 80 heures de travail mais Connor et Kiley travaillant chacun 40 heures de travail par semaine, la tâche "Design" sera achevée en 5 jours.

Note 1: Project-ON-Demand contient beaucoup d'options de configuration, y compris sur la façon dont les durées sont calculées. Tout ceci est expliqué plus loin dans ce tutoriel mais il faut savoir qu'il est possible de conserver la durée de 10 jours pour la tâche, malgré l'ajout de nouvelles ressources.

Note 2: Par défaut, les barres d'affectation sont placées sous les tâches. Dans l'exemple, Connor et Kiley ont des barres d'affectation jaunes placées sous la tâche "Design". Vous pouvez également voir que la colonne Durée a maintenant une valeur de 5 jours.

Affectons maintenant des ressources aux autres tâches. La boîte de dialogue "Affectation de ressources" doit être ouverte.

  1. Cliquer sur la tâche 3 (Development)
  2. Aller dans la boîte de dialogue d'affectation des ressources
  3. Cliquer sur Lucie
  4. Appuyer sur la touche "Control" de votre clavier et la maintenir enfoncée
  5. Cliquer sur Christiane
  6. Cliquer sur Affecter

Cette fois encore vous voyez que la tâche prévue pour 80 heures est terminée en 5 jours car Lucie et Christiane ont chacune une affectation de 40 hours. Projity calculera automatiquement les coûts prévus pour ces 2 ressources de 40 heures chacune. Le total sera de 80 heures. Vous noterez que le champ "Unités" reste à 100%. Ce comportement n'a pas de lien avec ce dont nous avons parlé lors de la création de la ressource. Dans le cas présent, nous déterminons le pourcentage d'utilisation de la ressource pour cette tâche bien précise. Nous laissons le tout à 100%, mais nous pouvons aussi décider que Lucie et Christiane ne seront disponibles qu'à 50% pour cette tâche. Puisque Lucie et Christiane sont disponibles 8 heures par jour du lundi au vendredi, les affecter à 50% revient à n'attribuer que 4 heures de leur temps quotidien.

  1. Cliquer sur la tâche "Development" si elle n'est pas encore sélectionnée
  2. Dans la boîte de dialogue d'affectation des ressources, cliquer sur Lucie
  3. Cliquer sur le champ "Unités" et choisir 50%
  4. Clique sur Christiane
  5. Choisir également une affectation à 50% du temps
  6. Cliquer sur Affecter
  7. La durée de la tâche est maintenant à nouveau de 10 jours

En consultant le diagramme de Gantt vous voyez qu'il faut 10 jours pour accomplir les 80 heures de travail : nos deux ressources ne travaillent que 20 heures par semaine. Finissons nos affectations :

  1. Cliquer sur la tâche 4 (Document)
  2. Dans la boîte de dialogue d'affectation des ressources, cliquer sur Rozenn
  3. Appuyer sur la touche "Control" de votre clavier et la maintenir enfoncée
  4. Cliquer sur les ressources Lucie et Christiane
  5. Cliquer sur Affecter
  6. Cliquer sur la tâche "Test"
  7. Dans la boîte de dialogue d'affectation des ressources, cliquer sur Rozenn
  8. Appuyer sur la touche "Control" de votre clavier et la maintenir enfoncée
  9. Cliquer sur la ressource Computer
  10. Cliquer sur Affecter
  11. Fermer la boîte de dialogue d'affectation des ressources en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit

Votre diagramme de Gantt devrait ressembler à ceci :

Planifier le Projet

Nous avons maintenant l'ensemble des ressources, les tâches, leur durée, les relations d'ordonnancement et les affectations. Passons à la gestion du projet. Il est important de comparer et évaluer l'avancement du projet par rapport à la planification d'origine. Il vous est possible de sauvegarder jusqu'à 11 "instantanés", ce qui vous permettra de voir l'évolution du projet au fil du temps.

  1. Choisir le menu Outils
  2. Choisir l'option Suivi
  3. Choisir "Sauvegarder la planification"

Vous obtenez alors la boîte de dialogue suivante :

Il est possible de sauvegarder plusieurs planifications à des fins de comparaisons, à mesure que votre projet avance. En cliquant sur la liste déroulante vous choisissez le type de planification à sauvegarder. Pour commencer :

  1. Conserver le choix "Planification"
  2. Conserver "Projet Entier" comme champ d'application de la planification
  3. Cliquer sur OK
  4. Vous devriez alors avoir une barre grise située sous chaque barre de tâche.

C'est une bonne chose de voir les barres d'affectation sur le diagramme de Gantt. Mais il peut être utile de ne visualiser que les tâches pour alléger le diagramme. Il est également possible d'afficher/cacher de nombreux attributs du diagramme de Gantt : affectations, styles des barres, fractionnement. Vous pouvez cacher les affectations de la façon suivante :

  1. Placer le curseur de la souris sur le diagramme de Gantt
  2. Appuyer sur le bouton droit de la souris
  3. Choisir l'option "Montrer les affectations"
  4. L'option de visualisation est alors dévalidée : il n'y a pas de point noir devant l'option

Votre diagramme de Gantt ne devrait plus avoir les barres d'affectation sous chaque tâche et devrait ressembler à ceci :

Ceci illustre le cas où les barres d'affectation sont visibles :

Ceci illustre le cas où les barres d'affectation ne sont pas visibles :



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