Manager Projects NOT software!

DOCUMENTATION: Version 1.00.0

 

Précédent - Suivant

Chapitre 5: Mettre à jour l'état d'avancement et modifier le projet

Modifier l'enchaînement du Gantt

Vous pouvez modifier la durée d'une tâche sur le diagramme de Gantt de plusieurs façons : en saisissant la nouvelle durée dans la colonne de méme nom de la feuille de calcul située à gauche du diagramme de Gantt, ou bien en modifiant graphiquement la longueur de la barre représentant la tâche sur le diagramme de Gantt.

  1. Placer le curseur sur l'extrémité de droite de la tâche "Design"
  2. Le curseur se transforme en <-->
  3. Cliquer sur le bouton gauche de la souris et le maintenir enfoncé
  4. Déplacer la souris vers la droite.
  5. Relâcher le bouton de la souris

La barre de la tâche "Design" est maintenant plus longue. Vous pouvez contrôler la nouvelle durée dans la feuille de calcul située à gauche : la durée est maintenant supérieure à 5 jours. Puisque la tâche Design est une tâche critique (en rouge), rallonger sa durée a également décalé toutes les tâches situées derrière elle. Un moyen rapide de s'en rendre compte consiste à vérifier que la ligne grise est maintenant plus courte que la nouvelle durée de la tâche. Il faut cependant remarquer que la barre située en haut du diagramme de Gantt et qui représente la durée total du projet est également mise à jour et reflète toujours la durée totale exacte.

Mettre à jour l'état d'avancement :

Projity propose plusieurs moyens pour mettre à jour l'état d'avancement d'une tâche ou d'un projet. Vous pouvez cliquer sur l'icône "Gantt suivi" . Ce diagramme est globalement la même représentation que le diagramme de base mais les colonnes ont été optimisées pour le suivi et la mise à jour du projet. Une colonne indiquer le pourcentage réalisé. Il est possible de saisir directement le pourcentage dans ces cellules.

  1. Cliquer sur la cellule "% achevé" de la tâche Design
  2. Saisir la valeur 100% et valider
  3. La barre de la tâche Design sur le diagramme de Gantt doit maintenant avoir une ligne noire sur toute sa longueur.

Vous pouvez également modifier le pourcentage directement sur le diagramme de Gantt

Informations sur la tâche

Qu'est-ce que c'est ?

La fenêtre "Informations sur la tâche" regroupe en six onglets les données sur la tâche sélectionnée. Trois champs sont communs à tous les onglets : le Nom de la tâche, sa Durée et l'indicateur Estimé.

Comment accéder à la fenêtre "Informations sur la tâche" :

1.  Pour ouvrir la fenêtre Informations sur la tâche d'une tâche, il faut sélectionner cette dernière dans le diagramme de Gantt puis aller dans le menu Projet et choisir l'option Information sur les tâches/ressources.


- ou -

Sélectionner une tâche dans le diagramme de Gantt et cliquer ensuite sur l'icône Informations sur les tâches/ressources

- ou -

tout simplement double-cliquer sur une tâche du diagramme de Gantt.

La fenêtre suivante apparaît :


Les onglets contenus dans cette fenêtre sont :


1.  Général

2.  Prédécesseurs

3.  Successeurs

4.  Ressources

5.  Advancé

6.  Notes

 

1. Onglet Général :


Ceci est l'onglet "Général". Vous pouvez modifier le nom de la tâche, sa durée (note : si la durée contient un ?, cela signifie qu'il s'agit d'une durée estimée. Si vous décochez la case "Estimée", le ? disparaît), le pourcentage de réalisation, la priorité ainsi que les dates de début et de fin.

2.  Prédécesseurs


Cet onglet est le pendant de l'onglet "Général" mais pour les tâches qui précèdent la tâche sélectionnée. Vous pouvez modifier les informations affichées. Le plus courant est de modifier les relations entre tâches.
Pour ce faire, il faut :

1.    Cliquer dans le champ "Type" de la relation à modifier.

2.    Cliquer sur la liste déroulante

3.    Choisir la relation (FF, FD, DF, DD)

3.  Successeurs


Cet onglet vous permet de visualiser les tâches qui succèdent à la tâche sélectionnée. Vous pouvez modifier les relations de la façon suivante :

1.    Cliquer dans le champ "Type" de la relation à modifier.

2.    Cliquer sur la liste déroulante

3.    Choisir la relation (FF, FD, DF, DD)

4.  Ressources


Cet écran liste les ressources affectées à la tâche sélectionnée.

5.  L'onglet Avancé :

1. Cliquer sur l'onglet Advancé de la fenêtre Informations de tâche pour visualiser les informations détaillées ici.


2. Les champs affichés sont les suivants :

·         Echéance – Champ Date

·         Type de Contrainte – Liste déroulante 

·         Date de Contrainte – Champ Date

·         Type de tâche - Liste déroulante

·         Dirigé par l'effort – Case à cocher (O/N)

·         Calendrier de la tâche

·         Ignorer le calendrier Ressource – Case à cocher (O/N)

·         WBS

·         Méthode d'audit des coûts - Liste déroulante

·         Marquer la tâche comme jalon – Case à cocher (O/N)

3. Voici une brève description des champs contenus dans l'onglet Advancé :

            Nom :

                             Nom de la tâche (présent dans tous les onglets)

            Durée :

                                         Durée de la tâche (présent dans tous les onglets)

            Estimé :

                             Ajoute un “?” dans le champ "Durée". Décocher la case pour supprimer le “?”.

            Echéance :

                            Le champ Echéance indique la date que vous avez saisie comme échéance pour la tâche.

                            Une échéance est une date visée pour la fin d'exécution d'une tâche. Cependant, à la différence

                            d'une date de contrainte, une date d'échéance n'a aucune influence sur la planification.

                            Si la date d'échéance est dépassée sans que la tâche soit terminée, Projity affiche un indicateur.

            Type de Contrainte :

                                       Ce champ affiche une contrainte parmi les suivantes :

Dès que possible (par défault)

Débuter au plus tard le

Débuter au plus tôt le

Doit finir le

Doit débuter le

Le plus tard possible

Finir au plus tard le

Finir au plus tôt le

                          Choisir "Dès que possible" avec une planification en avant lorsque vous ne souhaitez

                          aucune contrainte sur la tâche. De la même façon, pour une planification à rebours, choisir

                          "Le plus tard possible" pour n'avoir aucune contrainte sur la tâche. Pour tous les autres cas,

                          vous devez choisir le bon type de contrainte et la date qui convienne pour tenir compte de la

                          contrainte. L'utilisation de ce champ est illustré dans l'exemple 1 ci-dessous.

            Date contrainte :

Ce champ indique la date à choisir pour le type de contrainte choisi. Cependant,

ceci ne s'applique pas aux contraintes de type "Dès que possible" et "Le plus tard possible".

                         Exemple 1 :

           Dans l'exemple qui suit, pour la tâche "Design", la contrainte "Démarrer au plus tard le"

           est choisie et la date du 6 février 2006 est saisie.


                                         S'il existe une contrainte, elle sera indiquée dans le diagramme de Gantt de la façon suivante :


            Type (Tâche): 

Ce champ indique le type de la tâche. Il existe trois types de tâches :

·         Unités fixe

·         Durée fixe

·         Travail fixe

      Pourquoi Projity utilise-t-il des types de tâches ?

En utilisant des types de tâches, vous indiquez à Projity la façon dont il doit calculer les variables "travail", "durée" et "unités".

                        Voici comment les types de tâches affectent votre planification :

                        Les formules suivantes sont utilisées pour calculer les variables :

                               Travail ¸ Capacité = Durée (W ¸ U = D) à Unités fixes & dirigé par l'effort

                               Durée x Capacity = Travail (D x U = W) à Durée fixe & dirigé par l'effort

                     Travail ¸ Capacité = Durée (W ¸ U = D) à Travail fixe & dirigé par l'effort

            Dirigé par l'effort :

                       Ce cas ne se présente que lorsque des ressources sont ajoutées ou supprimées. "Dirigé par l'effort" n'est pas

                       présent lorsque l'unité change. Lorsque la case est cochée, le travail reste inchangé.

                       La variable située après le signe = est celle qui a le moins de poids.

                  E.g. Durée x Capacité = Travail (D x U = W)à Durée fixe & dirigé par l'effort

                       Dans l'exemple ci-dessus, lorsque la durée change pour une tâche à durée fixe, le travail

                       sera recalculé mais la capacité restera la même.

            Calendrier de la tâche :

                      Ce champ permet de sélectionner un calendrier spécifique pour la tâche. Si aucun calendrier

                      n'est choisi, Projity utilisera le calendrier du projet.

            Ignorer le calendrier ressource :

                                 Les affectations de tâches sont planifiées en fonction du calendrier de la ressource

                                 et de celui de la tâche (dans le cas fréquent où il n'y a pas de calendrier spécifique à la tâche, c'est le calendrier du projet qui est utilisé).

                                 Si vous cochez la case "Ignorer le calendrier ressource", le calendrier de la tâche (ou du projet) est le seul pris en compte.

            WBS:

                                 Ce champ permet de définir un identifiant adequat pour l'ensemble Tâche/Travail. C'est une bonne

                                 chose que de suivre un schéma logique lors de l'identification des tâches en fonction du niveau

                                 auquel elles appartiennent.

                                 Par exemple :

o        Vous pouvez commencer à 1.0 pour le premier niveau

o        Les tâches/éléments de second niveau peuvent être nommés 1.1, 1.2, 1.3, etc

o        Les tâches/éléments de troisième niveau sous 1.1 peuvent être nommés 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, etc

                                Cette numérotation peut être préfixée par un code projet si nécessaire.

            Méthode d'Audit des coûts :

                                Projity possède deux méthodes pour l'audit des coûts des tâches.

1.      Pourcentage achevé :  l'audit du coût est basé sur le pourcentage de temps écoulé.

2.      Pourcentage physique achevé : l'audit du coût est basé sur le pourcentage physique de la tâche qui est achevé et non pas le temps écoulé.

            Marquer la tâche comme jalon :

                     C'est une case qui, lorsqu'elle est cochée, indique que la tâche doit être considérée comme un jalon.

                     En principe les tâches qui ont une durée nulle sont des jalons. Quelques tâches critiques peuvent également

                     être considérées comme jalons.

 

Informations sur la ressource :

Lorsque vous êtes dans la vue Ressources, l'icône permet de passer des informations de Tâches aux informations de Ressources. Les deux fenêtres sont identiques mais affichent les informations concernant une Tâche (resp. Ressources) en fonction du contexte. Afin d'obtenir les informations sur une ressource, il vous faut être sur la Vue Ressources. Dès que la fenêtre d'informations sur une ressource est ouverte, il est possible de passer à une autre ressource (en cliquant dessus dans le diagramme de Gantt) et les informations affichées seront celles de la ressource nouvellement sélectionnée.

  1. Cliquer sur la Vue Ressources
  2. Cliquer sur la Ressource Connor
  3. Cliquer sur l'icône dans la barre d'outils

Vous obtenez la fenêtre d'information ci-dessous :

Dans l'onglet Général vous pouvez saisir une adresse courriel pour la ressource ainsi que d'autres informations. Dans la partie inférieure, vous pouvez indiquer le "Profil de disponibilité" de cette ressource. Nous en avons déjà parlé. Vous pouvez avoir une ressource qui est disponible à 100% jusqu'au mois de juin puis disponible à temps partiel (e.g. 50%) en juin/juillet avant de repasser à 100% en août. Projity prendra en compte ce profil de disponibilité lors de la planification de votre projet.

Si vous sélectionnez l'onglet "Coûts", il vous sera possible de renseigner/modifier le profil de coûts de votre ressource. Vous pouvez indiquer des dates d'application pour les coûts Standard, Heures Supplémentaires et Ponctuel. Il vous est ainsi possible de modéliser la structure de coûts de votre organisation.

Vous remarquerez qu'il y a plusieurs "tâbleaux de coûts" disponibles : . Ceci vous permet de définir jusqu'à cinq tableaux d'imputation pour chaque ressource. Il est donc possible de définir des taux d'imputations de coûts différents en fonction de la tâche à accomplir. Ceci est particulièrement utile si vous imputez des coûts différents en fonction du client ou pour des besoins de facturations internes à votre entreprise.

L'onglet "Tâches" permet de visualiser les tâches attribuées à la ressource. Il vous est possible de modifier les caractéristiques de cette affectation.
Note : cet onglet vous permet également de sélectionner la vue affichée. Vous placez le curseur sur le coin de la cellule et vous cliquez sur le bouton droit de votre souris. Vous obtenez alors le menu ci-dessous :

L'onglet "Notes" vous permet de saisir des notes pour cette ressource.

Diagramme Réseau

Il y a d'autres façons de visualiser et analyser vos projets. Les deux vues principales pour les vues et leurs relations sont le diagramme de Gantt et le diagramme Réseau. Le diagramme Réseau est également appelé Diagramme de PERT.


Vous devriez obtenir l'écran suivant.
Note: la qualité d'image est bien meilleure sur votre écran que ce qui apparaît ici.

Chaque type de boîte correspond à un type de tâche.

Les tâches Résumé apparaissent comme ceci sur le Diagramme Réseau :

Les tâches critiques sont représentées par des rectangles rouges

Les tâches non-critiques sont représentées par des rectangles bleus

Les jalons de projet sont réprésentés ainsi

Déplacer des noeuds sur le diagramme Réseau

  1. Cliquer sur le noeud "Project Rollout"
  2. Appuyer sur le bouton droit de la souris et le maintenir enfoncé
  3. Déplacer le curseur vers la gauche et positionner le noeud sous le noeud "Test"
  4. Relâcher le bouton de la souris : le noeud se déplace.

Modifier des informations de tâches sur le diagramme Réseau

Vous pouvez saisir des informations de tâches directement sur le diagramme Réseau. Ceci est très utile lorsque vous souhaitez modifier les informations d'une tâche tout en visualisant le projet sous sa forme de diagramme Réseau.

  1. Placer le curseur sur le jalon "Project Rollout"
  2. Double-cliquer sur le jalon
  3. Vous pouvez maintenant éditer le contenu des champs
  4. Changer la durée de 0 en 10 jours

Lorsque vous cliquez à nouveau sur le diagramme Réseau, vous pouvez voir que le jalon "Rollout" apparaît maintenant sous la forme d'un rectangle rouge. Ceci reflète à la fois le changement de durée mais aussi le changement de statut : le jalon est maintenant une tâche critique.
Note : lorsqu'un changement est effectué dans Projity, son effet est propagé dans l'ensemble du projet. Le diagramme de Gantt va maintenant faire apparaître "Product Rollout" comme une tâche ayant une durée de 10 jours.

Précédent - Haut - Suivant

Copyright © 2006 - Projity Incorporated - Tous Droits Réservés.