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DOCUMENTATION: Version 1.00.0

 

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Chapitre 6: Gérer votre projet et importer des fichiers Microsoft Project

Vue synthétique/déroulée

Il y a plusieurs moyens d'obtenir une vue synthétique des informations dans Projity. C'est une fonctionnalité importante qui permet d'avoir une vue d'ensemble de votre projet.
Vous pouvez synthétiser directement sur le diagramme de Gantt en sélectionnant sur une tâche puis en cliquant sur l'icône - qui est à gauche de la tâche.

  1. Cliquer sur l'icône Diagramme de Gantt
  2. Cliquer sur le - qui se trouve à gauche de la tâche "Projity Demo"
Votre diagramme de Gantt devrait maintenant ressembler à ceci :

Note: Vous pouvez cliquer sur le + situé devant la tâche "Projity Demo" pour dérouler à nouveau la réprésentation de votre projet, qui reprendra alors l'aspect suivant :

Vous pouvez également synthétiser les informations de votre projet à la fois graphiquement et numériquement en utilisant la WBS (Work Breakdown Structure) ou la RBS (Resource Breakdown Structure).

Votre diagramme devrait alors ressembler à celui présenté ci-dessous. Vous pouvez visualiser le coût, le budget ainsi que d'autres informations. Les données sont déroulées sur plusieurs niveaux. Dans le cas de projets complets et très détaillés, ce diagramme est utile pour analyser les informations. Les coûts et le budget sont calculés automatiquement aux niveaux supérieurs.

Note: Si votre diagramme de Gantt est synthétisé ("regroupé"), la vue WBS le sera également.

Analyse d'affectation des ressources

Ce type de rapport sera ajouté lors d'une prochaine mise-à-jour du logiciel.

Histogramme

Une façon d'évaluer l'usage actuel de vos ressources et de déceler une possible sur-utilisation est de consulter l'histogramme Projity. Vous pouvez diviser l'écran et avoir le diagramme de Gantt dans la partie supérieure, avec l'histogramme en partie inférieure. Pour cela, procéder comme suit :

  1. Visualiser le diagramme de Gantt
  2. Sélectionner le menu "Vues" puis l'option "Histrogramme"

L'histogramme va apparaître sous le diagramme de Gantt. Vous pouvez modifier les dimensions du graphique en plaçant le curseur sur les séparateurs horizontaux/verticaux et en les déplaçant avec la souris en maintenant le bouton gauche enfoncé. Il faut également noter que vous pouvez modifier l'échelle de temps en utilisant les icônes "loupes + / -" situées dans la barre d'outils. Il est possible que votre histogramme soit vide lors du premier appel. Ceci est dû au fait qu'aucune tâche du Gantt ou ressource de l'histogramme n'a été sélectionnée. La fonction Histogramme vous permet de sélectionner les Ressources à afficher en même temps que les tâches ou phases spécifiques. Ceci permet une analyse très détaillée.

  1. Placer le curseur sur la case du coin supérieur gauche et appuyer sur le bouton gauche de la souris pour "sélectionner toutes" les tâches.
  2. Cliquer sur la ressource Lucie dans l'histogramme

Votre écran devrait maintenant ressembler à ceci :

Note: Vous pouvez cliquer sur tout autre ressource qui a un indicateur vert (ce qui signifie qu'elle est affectée) et visualiser ainsi le profil d'utilisation de chacune d'entre elles. Si votre échelle de temps est trop fine, il pourra être utile de la modifier afin d'obtenir une vue plus globale.

L'écran Histrogramme est divisé en quatre parties. Les deux parties supérieures représentent le diagramme de Gantt classique. Vous pouvez utiliser la liste des tâches pour sélectionner celles dont vous souhaitez analyser les ressources. Vous pouvez sélectionner tout ou partie de l'ensemble des tâches en utilisant les fonctionnalités souris habituellement définis pour votre système d'exploitation.

Les deux parties inférieures de l'écran représentent l'histogramme proprement dit. La partie de droite est une visualisation graphique. Les différentes couleurs représentent les différents états des ressources sélectionnées. Si vous avez des barres en rouge, cela signifie que la ressource en question est sur-utilisée sur la période de temps concernée. Si vous avez des barres en bleu, cela signifie que la ressource est allouée mais pas sur-utilisée. La couleur grise signifie que la ressource est disponible.

  1. Cliquer sur le coin supérieur gauche de la feuille de calcul du diagramme de Gantt pour sélectionner toutes les ressources.
  2. Nous venons de sélectionner toutes les ressources : nous allons analyser leur utilisation sur l'ensemble du projet.
  3. La barre bleue que vous voyez dans l'histogramme représente l'ensemble des ressources affectées à ce projet.

Nous souhaitons maintenant étudier plusieurs scénarii. Nous allons conserver toutes les tâches mais dans le quart inférieur gauche de l'écran nous allons choisir les ressources à évaluer.

  1. Cliquer sur les icônes et, pour cet exercice, assurez-vous que votre échelle de temps est en jours. Dans votre utilisation courante, il vous est évidemment possible de choisir l'échelle de temps qui vous convient le mieux.
  2. Cliquer dans le bas du quart inférieur gauche
  3. Cliquer sur le "+" situé à gauche de la ressource "Central Resource Pool"
  4. Cliquer sur le "+" situé à gauche de la ressource "Development"
  5. Ceci va développer les arborescences de ressources et vous pourrez ainsi toutes les visualiser
  6. Cliquer sur Christiane, ce qui fera passer cette ressource en bleu (voir ci-dessous)

Votre écran devrait maintenant ressembler à ceci :

Vous pouvez voir sur le côté gauche de l'histogramme que les barres sont grises. Cela signifie que Christiane n'est affectée à aucune des tâches sur cette période de temps. Au cours de la semaine du 28 novembre, certaines barres sont bleues et rouges. Vous vous souvenez sans doute que nous avons affecté Christiane aux tâches Development et Document. Le diagramme de Gantt et l'histogramme ont leurs échelles de temps liées. Si vous regardez le diagramme de Gantt, en regard des barres rouges de l'histogramme, vous voyez que Christiane est effectivement affectée à des tâches qui se recouvrent. Si cela n'est pas corrigé, il est clair que l'une de ces tâches va subir un retard.

Audit des coûts

Dans le paragraphe qui suit nous allons étudier l'audit des coûts. Mais avant cela il est bon de jeter un oeil aux graphiques de coûts proposés par Projity.

Dans la vue Diagramme de Gantt :

  1. Sélectionner le menu "Vues" puis l'option "Graphiques"
  2. Sélectionner toutes les tâches en cliquant sur le coin supérieur gauche de la feuille de calcul du diagramme de Gantt

Vous devez alors obtenir un graphique similaire à ceci :

Ceci est assez similaire à l'histogramme par défaut. On retrouve les quatres parties avec la partie supérieure qui représente le diagramme de Gantt. Il vous est également possible de sélectionner tout ou partie des tâches que vous souhaitez étudier dans la partie Graphique. Mais la différence par rapport à l'histogramme se situe dans la partie inférieure de l'écran (les Graphiques). Vous pouvez remarquer que la partie inférieure droite contient un histogramme. Cet histogramme reprend les unités de travail ou de coûts. La vue par défaut est un histogramme mais il est possible d'avoir un graphe linéaire cumulé. Il s'agit là encore d'un bon outil d'analyse pour étudier et valider les coûts ou le profile de travail au cours de la vie du projet.

  1. Cliquer sur l'indicateur "Cumulé" pour valider cette option
  2. Cliquer sur l'indicateur "Histogramme" pour dévalider cette option
  3. Cliquer sur l'indicateur "Coût" au lieu de "Travail"
  4. Assurez-vous que toutes les tâches sont sélectionnées

Votre écran devrait maintenant ressembler à ceci :

Vous pouvez voir que l'histogramme s'est transformé en un graphe ligne qui est maintenant cumulatif. Puisque nous avons sélectionné toutes les tâches et toutes les ressources, nous avons sous les yeux le profil de coût du projet dans son ensemble.

Nous pouvons visualiser les unités de coût ou de travail pour une ou plusieurs ressources de la façon suivante :

  1. Cliquer sur le + situé devant "Central Ressource Pool"
  2. Cliquer sur le + situé devant les groupes de ressources Design, Development et Marketing pour en visualiser leur contenu
  3. Note : l'indicateur de couleur verte signifie que la ressource est utilisée dans le cadre de ce projet. (Marc, qui ne travaille pas sur le projet, n'a pas d'icône verte à côté de son nom)
  4. Cliquer sur chaque ressource ayant un indicateur de couleur verte
Vous obtenez maintenant le profile de coût cumulatif pour chaque ressource :

Il est également possible de comparer différentes mesures de coûts. Vous pouvez voir sur le graphe que le coût est en rouge. Sous le graphe il y a une étiquette qui indique que la ligne en rouge représente la valeur du coût. Lorsque l'indicateur "Coût" est coché, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs éléments ci-dessous pour les visualiser sur le graphe :

Coût réel = Coût réellement engendré par une tâche ou un projet

Coût restant = Estimation du coût restant à imputer d'ici la fin de la tâche ou du projet

Coût planifié = Coût associé au projet à un moment donné. Il peut y avoir jusqu'à 11 instantanés dans Project-ON-Demand et un coût planifié est associé à chacun de ces moments.

ACWP (Actual Cost of Work Performed) = The costs accrued for a task (project) to date. It is the measure of the amount of the budget that should have been spent by now on this task.

BCWP (Budgeted Cost of Work Performed ) = This is the cost of the work that has actually been completed based upon the original budget.

BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) = This is a measure of the original planned cost of a task up to a status date. This measure is the amount of the Budget that should have been expended to the status date.

Baseline1-10 Cost = This is similar to the Baseline Cost, but is a different version of the Baseline. This can be used for capturing many schedules such as a Resource leveled schedule and corresponding costs.

If you select the Work radio button the graph options change to the following:

If you are still with the Tutorial Project then follow the steps below. The Earned Value calculations require that you have a baseline and progress to have data to calculate. If you are creating a project then ensure you have:

  1. Baselined the Project
  2. Update percent complete (progress) on some tasks, select them as you like
  3. Extend the duration of a few tasks to Insure the baseline and plan are not identical (will then have a variance from plan)
  4. Delay a task, once again ensuring the baseline and current plan are not identical

Note: If the plan and baseline are identical you will not see differences in the Graph bars. This is great when you are running your projects, just not for our tutorial.

In the Gantt chart select all tasks

  1. In the Chart click on the Central Resource Pool
  2. Depress the Shift key on your keyboard
  3. Click on the Computer Resource
  4. All Resources should be selected
  5. Insure that Cost and Cumulative are selected
  6. Click on the Cost, depress the Ctrl key on your keyboard
  7. Click on the Actual, Remaining, Baseline Cost, ACWP, BCWP and BCWS

Your Screen should look like the following

This will then display an Earned Value graph that will graphically display your project earned value.

Resource Breakdown Structure

Projity has a big advantage over existing project management tools with our Resource Breakdown Structure. Projity allows you to create a hierarchy of resources similar to the hierarchy of activities in the WBS. The information can be rolled up and summarized at different levels. This is similar to the summarization of task information, but is done with the pool of resources in your project.

Note: Some solutions require Visio for graphing the RBS. This not only requires the installation and integration of Visio but establishes pictures instead of real data that is being rolled-up for analysis.

The RBS is depicted in hierarchical nodes on the chart. Each resource box contains the Resource Name, Cost and Budget of the particular resource.

 

Import/Export of Microsoft Project Files:

Projity lets you open (import) and save-as (export) copies of your project in a format to that works with Microsoft Project. This allows you to work in an environment with both Project-ON-Demand and Microsoft Project. You can then share project files between the two systems.

The Projity file format is proprietary to the Projity solution. You have the option to open projects from the database backend. The Projity backend database is a standard SQL database. The data is stored in the tables using the proprietary, optimized database schema. We recognize that there may be instances when you also have existing projects entered/saved in Microsoft Project. You can open these projects in Project-ON-Demand.



If there is an existing Microsoft Project file that you would like to use or base a new project from an old one you can simply open these in Projity and use this as your starting point. In Microsoft Project you will want to "save as" your project in .xml format. This will insure all data is included in the import. Microsoft does not include time distributed data in their normal export. Projity can bring in all data including the time distributed so it is best to import/export in the .xml format (also known as MSDI within Microsoft)

  1. Browse for the particular project .xml ( MSDI file extension) and click Import MS Project
  2. When you save use Save As and give it a new name
  3. You now have a Projity project which is based upon your old MSP project

Once again, you can open Microsoft Project files directly in Projity in the same manner in which you open normal Projity files. You can then save them back to the Projity online database or export them back to Microsoft Project. It is important to note that many products that import/export to Microsoft Project loose data as they do not have the same level of fields/functionality. In many cases the data looses detail when imported and then the lost detail 'infects' the Project file when it is once again exported. This will ruin your project. You will be happy to know that Project-ON-Demand does not create this problem. You can import/export and maintain your projects integrity and detail.

Reports

Projity has a rich reporting capability. There are project, task and resource reports. You can access the reports by clicking

  1. View in the toolbar
  2. Select Reports and you will see the following

This is the Project Budget report you can change reports by simply clicking on the drop down box that says Report:

Project-ON-Demand gives you a number of options for viewing your report. Note: If you place the cursor over any of the icons they will indicate the particular function

Save: Lets you save your report to a file. Simply click on the icon

Print: This lets you print your report. You have all the preferences that your printer normally will afford. Click on the icon.

Undo: If you have set a preference you can undo this easily by clicking on the

Paging: You can page forward, backward, to the start or to the finish of the document with the following set of icons.

Fitting the page: Projity gives you the following options. Actual Size, Fit to Page and Fit to Width for your reports. You can also use the magnifying glasses to increase or decrease the zoom. You can also enter a particular zoom percentage as well.

You have reached End of the Tutorial.
All information on the features and functions within Projity are also covered in the User Guide.

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